Selamat datang pada artikel ini yang akan membahas mengenai order taker. Jika Anda tertarik untuk mengetahui apa itu order taker dan tanggung jawabnya dalam suatu operasional hotel, maka Anda telah datang ke tempat yang tepat. Dalam artikel ini, kami akan memberikan penjelasan lengkap dan mendalam mengenai pengertian order taker, tugas dan tanggung jawabnya, serta beberapa hal terkait lainnya.
Lanjutkan membaca untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang peran penting order taker dalam memastikan kepuasan tamu dan operasional yang efektif di hotel. Mari kita mulai dengan pemahaman dasar mengenai apa itu order taker.
Pengertian Order Taker
Pengertian order taker adalah seseorang yang bertanggung jawab melayani dan mengatur berbagai permintaan tamu melalui komunikasi telepon ataupun secara langsung. Mereka berperan dalam memastikan bahwa permintaan tamu dicatat dengan baik dan ditindaklanjuti dengan tepat dalam waktu singkat. Sebagai bagian dari departemen housekeeping, order taker memiliki peran yang sangat penting dalam memastikan tingkat kepuasan tamu yang tinggi serta koordinasi yang baik dengan departemen terkait lainnya.
Pada dasarnya, order taker berfungsi sebagai garda terdepan untuk melayani tamu dan menjaga hubungan yang baik dengan mereka. Mereka juga bertanggung jawab untuk menyampaikan permintaan tamu kepada departemen yang bersangkutan, seperti housekeeping, pelayanan kamar, atau dapur, agar permintaan tersebut dapat diproses dengan cepat. Selain itu, order taker juga memiliki peran penting dalam melaporkan segala keluhan atau kerusakan yang terjadi di kamar tamu.
Tugas dan Tanggung Jawab Order Taker
Sebagai seorang order taker, terdapat beberapa tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan dengan baik. Berikut ini adalah beberapa tugas utama yang harus dilakukan oleh seorang order taker:
1. Menjaga Komunikasi dengan Shift Sebelumnya
Sebagai order taker, Anda harus dapat memahami pekerjaan yang telah dilakukan oleh shift sebelumnya. Hal ini penting untuk memastikan kelancaran pelayanan dan pemahaman yang benar terhadap situasi saat ini.
2. Mencatat Permintaan Tamu dengan Teliti
Sebagai order taker, Anda harus dapat mencatat dan mencermati setiap permintaan tamu dengan teliti. Hal ini penting agar tidak terjadi kesalahan dalam proses pelayanan dan memastikan bahwa semua permintaan dapat diselesaikan secara efisien.
3. Menindaklanjuti Permintaan Tamu
Setelah mencatat permintaan tamu, seorang order taker juga bertanggung jawab untuk menindaklanjuti permintaan tersebut. Hal ini mencakup mengirim permintaan ke departemen yang bersangkutan, mengawasi waktu penyelesaian, dan memastikan bahwa tamu mendapatkan pelayanan yang diinginkan.
4. Mengelola Administrasi
Seorang order taker juga harus mengelola tugas administrasi, seperti mencatat pengeluaran ekstra tamu, membuat laporan kerusakan, serta memantau dan memelihara persediaan perlengkapan kebersihan dan linen.
5. Menangani Barang Temuan dan Kehilangan
Seorang order taker juga bertanggung jawab untuk menangani barang temuan dan kehilangan yang dilaporkan oleh tamu. Mereka harus mencatat dan melaporkan temuan tersebut kepada departemen yang bersangkutan untuk tindak lanjut lebih lanjut.
Fungsi Order Taker
Order taker memiliki fungsi utama dalam operasional hotel. Beberapa fungsi tersebut meliputi:
1. Melayani Tamu dan Menyampaikan Permintaan ke Departemen Terkait
Sebagai order taker, tugas utama Anda adalah melayani tamu dengan baik dan menyampaikan setiap permintaan mereka kepada departemen yang membutuhkan. Dalam hal ini, memiliki komunikasi yang baik dan koordinasi yang efektif sangatlah penting.
2. Memastikan Pelayanan Cepat dan Efektif
Seorang order taker bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pelayanan yang diberikan kepada tamu berjalan dengan cepat dan efektif. Mereka harus dapat bekerja dengan cepat dalam menindaklanjuti setiap permintaan dan memastikan bahwa setiap permintaan tamu direspon dengan baik.
Syarat Menjadi Petugas Order Taker
Jika Anda ingin menjadi seorang petugas order taker, terdapat beberapa syarat yang harus Anda penuhi. Beberapa syarat tersebut meliputi:
1. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Seorang order taker harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan. Mereka harus dapat berkomunikasi dengan jelas dan efektif agar dapat memahami permintaan tamu dengan baik.
2. Menguasai Product Knowledge
Menguasai pengetahuan tentang produk dan layanan yang ditawarkan oleh hotel adalah hal yang penting bagi seorang order taker. Hal ini akan memudahkan mereka dalam menjawab pertanyaan atau mencarikan solusi bagi permintaan tamu.
Kelengkapan Order Taker
Untuk melaksanakan tugas dengan baik, seorang order taker membutuhkan kelengkapan tertentu. Berikut ini adalah beberapa kelengkapan yang diperlukan oleh seorang order taker:
1. Komputer, Switchboard Telepon, dan Telepon Kantor
Seorang order taker memerlukan komputer, switchboard telepon, dan telepon kantor untuk menjalankan tugas sehari-hari. Hal ini memungkinkan mereka untuk menerima dan melakukan panggilan telepon dengan efisien serta membuat catatan terkait permintaan tamu.
2. Whiteboard Informasi, Buku Catatan, dan Log Inventory
Whiteboard informasi, buku catatan, dan log inventory diperlukan oleh seorang order taker untuk mencatat dan mengorganisir permintaan tamu dengan baik. Hal ini akan memudahkan mereka dalam melakukan tugas dan melacak status permintaan tamu.
Tabel Perincian Order Taker
Dalam tabel berikut, kami telah merangkum perincian terkait order taker:
| Tugas | Deskripsi |
|---|---|
| 1. Menjaga Komunikasi | Memahami pekerjaan dari shift sebelumnya dan menjaga komunikasi yang baik dengan shift berikutnya. |
| 2. Mencatat Permintaan Tamu | Mencatat permintaan tamu dengan teliti dan mencermati setiap detailnya. |
| 3. Menindaklanjuti Permintaan Tamu | Menindaklanjuti setiap permintaan tamu dengan cepat dan akurat. |
| 4. Mengelola Administrasi | Mengelola administrasi terkait permintaan tamu, laporan kerusakan, dan persediaan kebersihan dan linen. |
| 5. Menangani Barang Temuan dan Kehilangan | Menangani laporan barang temuan dan kehilangan yang dilaporkan oleh tamu. |
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apa itu order taker?
Order taker adalah seseorang yang bertanggung jawab menerima dan menangani berbagai permintaan tamu melalui komunikasi telepon atau langsung.
2. Apa fungsi utama order taker?
Fungsi utama order taker adalah melayani tamu, menyampaikan permintaan tamu kepada departemen terkait, dan memastikan pelayanan yang cepat dan efektif.
3. Apa saja tugas dan tanggung jawab seorang order taker?
Tugas dan tanggung jawab seorang order taker meliputi mencatat permintaan tamu, menindaklanjuti permintaan, mengelola administrasi, menangani barang temuan dan kehilangan, serta menjaga komunikasi dengan shift sebelumnya.
4. Apa yang diperlukan untuk menjadi seorang order taker?
Untuk menjadi seorang order taker, Anda harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, menguasai product knowledge, mampu mengelola administrasi, dan memiliki sikap professional.
5. Apa saja kelengkapan yang diperlukan oleh seorang order taker?
Kelengkapan yang diperlukan oleh seorang order taker meliputi komputer, switchboard telepon, telepon kantor, whiteboard informasi, buku catatan, log inventory linen dan cleaning supplies.
6. Bagaimana contoh laporan order taker dari permintaan dan keluhan tamu?
Contoh laporan order taker dapat berisi permintaan tamu seperti tambahan fasilitas atau keluhan terkait kerusakan yang ada di kamar tamu.
7. Apa pentingnya order taker dalam operasional hotel?
Order taker memiliki peran yang penting dalam memastikan kepuasan tamu dan efektivitas operasional hotel. Mereka berperan dalam melayani permintaan tamu dengan baik dan menjaga koordinasi dengan departemen terkait.
8. Apa keahlian yang diperlukan oleh seorang order taker?
Seorang order taker harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, menguasai product knowledge, mampu mengoperasikan komputer dan telepon, serta memiliki keahlian administrasi.
9. Bagaimana contoh percakapan order taker dalam bahasa Indonesia?
Berikut ini adalah contoh percakapan antara seorang order taker dan tamu dalam bahasa Indonesia:
[Contoh Percakapan Order Taker dalam Bahasa Indonesia]
10. Apa kesimpulan dari peran order taker dalam hotel?
Peran order taker sangat penting dalam memastikan kepuasan tamu dan menjaga standar pelayanan yang tinggi. Mereka bertanggung jawab dalam melayani permintaan tamu dengan efisien dan menjaga komunikasi yang baik dengan departemen terkait.
Kesimpulan
Dalam artikel ini, kami telah membahas pengertian, tugas, dan tanggung jawab order taker dalam operasional hotel. Sebagai seorang order taker, tugas utama Anda adalah melayani tamu dengan baik, mencatat permintaan tamu, menindaklanjuti permintaan, mengelola administrasi, dan menangani barang temuan dan kehilangan. Order taker juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, menguasai product knowledge, serta mampu mengoperasikan komputer dan telepon. Semoga artikel ini dapat memberikan pemahaman yang lebih baik tentang peran vital order taker dalam menjaga kepuasan tamu dan menjalankan operasional hotel dengan baik.
Jika Anda ingin mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai topik ini atau topik lainnya, jangan ragu untuk membaca artikel-artikel kami yang lain. Ada banyak informasi menarik yang dapat Anda temukan. Terima kasih telah membaca!